La gestion des commandes de vente (commandes clients)

Les commandes de vente ou commandes clients représentent les demandes de marchandises issues d’un entrepôt géré dans Stock It Easy.

L’accès aux commandes de vente se fait depuis le menu principal : commercial / commandes

Une commande de vente est éditée pour le compte d’un client pour expédition depuis un entrepôt.

L’encodage d’une commande est indépendant de la disponibilité en stock des articles qui la compose. C’est lors de l’expédition de celle-ci que la disponibilité sera contrôlée. L’expédition de la commande se fait à partir du menu « Expéditions ».

Une commande peut préalablement à sa validation faire l’objet d’une offre client, elle peut également être soumise à l’approbation d’un utilisateur ayant le droit d’approbation de commande de vente.

• Sélectionner
• Visualiser
• Créer
• Ajouter une promotion/réduction
• Editer et faire évoluer la commande
• Encoder les dates d’expéditions confirmées
• Imprimer
• Les droits utilisateurs sur les commandes clients
• Les paramètres généraux des commandes clients

Sélection des commandes

Pour affiner la sélection des commandes, vous pouvez filtrer sur les critères suivants:

• Le client
• L’entrepôt d’expédition
• Une fourchette de date de création de la commande
• Le statut de la commande
• S’il s’agit d’une commande ou d’un retour
• Le numéro de la commande (ou une partie du numéro). cliquez sur le bouton à droite du n° de commande pour ignorer les autres critères de sélection.
• Une sélection directe en scannant le code-barres présent sur le bon de commande
• Afficher la sélection par ligne de commande ou par en-tête de commande
• Valider une sélection de commande (toutes les commandes en création sélectionnées seront validées)
• Créer l’expédition d’une sélection de commandes (toutes les commandes validées sélectionnées auront leur expédition correspondante de créée)

Le tri et l’ordre des colonnes de la sélection se gère via les vues (lire l’article « Les vues »).

Depuis le bandeau des commandes client, vous pouvez :

• Accéder aux paramètres des commandes de vente
• Rafraîchir la sélection
• Visualiser une commande
• importer des commandes depuis un fichier Excel
• Editer une commande
• Dupliquer une commande
• Créer un retour de commande
• Créer une commande
• Supprimer une commande
• Imprimer des documents relatifs à la commande

Créez une commande de vente

Cliquez sur le bouton « ajouter », la fenêtre suivante s’ouvre :

Les deux premières choses à faire lorsque vous créez votre commande sont :

1. de choisir pour quel client passer la commande : sélectionnez le client
2. de choisir à partir de quel entrepôt expédier cette commande : sélectionnez l’entrepôt

Lorsque vous avez sélectionné le client, ses détails relatifs aux commandes issus de sa fiche signalétique sont garnis, mais vous pouvez toujours les adapter si besoin.

Une fois ces deux choses de faites, vous pouvez ajouter vos lignes de commande. cliquez sur le bouton « Ajouter » à gauche de l’écran.

Une ligne de commande s’ajoute à l’écran. Sélectionnez l’article en cliquant sur le champ « référence ».

Ajoutez ensuite la quantité souhaitée par le client.

Par défaut, la quantité est l’unité, mais si vous avez défini des unités de vente dans la fiche signalétique de l’article, vous pouvez choisir de vendre à l’unité de vente au client. Par exemple, pour un article défini, l’unité de vente est de 5 et le conditionnement de vente est « boite ». Lorsque vous encodez la commande de cet article, vous cochez (soit au niveau de l’entête de commande, soit au niveau de la ligne de commande) la case « unité de vente ». Si vous commandez 2, le système va commander 2 unités de vente soit 2 * 5 boites. Sur le bon de commande, la mention 2 boites apparaitra dans la colonne quantité, et le prix de vente sera le prix unitaire de vente multiplié par 5.

Précisez la date souhaitée ainsi que la quantité (par défaut la date du lendemain est affichée), plus un commentaire éventuel relatif à la ligne de l’expédition de commande.

La date confirmée pourra être facilement complétée ultérieurement.

Répétez l’opération pour chaque article à commander et pour chaque date d’expédition souhaitée.

Les flèches de navigation à gauche permettent de naviguer facilement d’une ligne à l’autre, comme le scroll de la souris.

Vous pouvez également cliquer sur le bouton « Vue résumée » pour un aperçu ou une saisie rapide et simplifiée de vos lignes de commande (et passer de l’encodage simplifié à complet si nécessaire).

Il est possible d’enregistrer la commande et de la continuer plus tard.

Encodage de réduction / promotion / ristourne

Vous pouvez offrir une réduction à votre client.

Cette réduction peut être exprimée en montant ou en pourcentage.

La réduction peut être au niveau de l’entête de la commande et s’appliquer sur la totalité de celle-ci, ou bien, être propre à une ligne de la commande.

La réduction d’entête et celles de lignes sont cumulatives.

Pour chaque réduction, un commentaire peut être saisi.

Confirmation des dates d’expédition

Vous pouvez utiliser la fonctionnalité pratique d’encoder les dates d’expédition confirmées (lorsque vous aurez contrôler la disponibilité en stock par exemple).

Pour ce faire, cliquez sur le bandeau de la commande sur le bouton « confirmer les dates d’expédition », la fenêtre suivante s’ouvre :

Si l’expédition de chaque ligne se fait à la même date, il suffit d’encoder cette date dans le champ à gauche du bouton valider et la date sera recopiée sur toutes les lignes. Sinon, encodez chaque date sur la ligne concernée.

Le bouton expédition apparaît lorsque la commande est en statut en création ou à valider.

Les statuts de la commande et les différentes actions possibles selon les statuts

Une commande de vente va suivre un processus de sa création à sa clôture. En fonction de vos paramètres, le processus peut être plus ou moins long.

Les étapes minimales de statuts sont, dans l’ordre :

• en création : la commande est créée ou en cours de création, mais pas encore confirmée au client, vous pouvez encore la modifier
• validée : la commande confirmée au client, vous ne pouvez plus la modifier que sous certaines conditions
• clôturée : la commande est totalement expédiée

Les étapes maximales de statuts sont, dans l’ordre :

• en création : la commande est créée ou en cours de création, mais pas encore envoyée au client, vous pouvez encore la modifier
• Offre soumise : une offre est envoyée au client
  • offre acceptée
  • offre refusée
• approbation soumise : une demande d’approbation est envoyée à un utilisateur ayant le droit d’approuver une commande
  • approbation acceptée
  • approbation refusée
• validée : la commande confirmée au client, vous ne pouvez plus la modifier que sous certaines conditions
  • Lors de la validation d’une commande client, selon votre choix dans les paramètres de commande de vente, vous pouvez créer directement l’expédition correspondante
• clôturée : la commande est totalement expédiée
• annulée : la commande est annulée

Pour faire « avancer » le statut d’une commande, il faut l’ouvrir en édition et cliquer sur le bouton d’action sur statut. Ces boutons seront différents en fonction du statut en cours de la commande et des paramètres des commandes de vente ou du client.

Les actions possibles seront, dans l’ordre :

• soumettre l’offre (facultatif)
  • accepter l’offre
  • refuser l’offre
• soumettre l’approbation (facultatif)
  • accepter l’approbation
  • refuser l’approbation
• Valider la commande
• Créer l’expédition
• Solder la commande (facultatif)

Le passage vers un nouveau statut fait automatiquement basculer la commande d’un mode en édition vers un mode en visualisation. Pour lui faire passer plusieurs étapes, il faudra après chaque action cliquer sur le bouton d’édition de la commande.

Créer un retour de commande

Si votre client veut vous retourner tout ou partie de sa commande, vous allez créer un bon retour que vous enverrez au client. Ensuite, ce retour, vous pourrez le réceptionner via le menu « Réceptions ».

Depuis le menu des commandes de vente, sélectionnez la commande que vous vous devez récupérer (en tout ou en partie), et cliquez sur le bouton « Retourner la commande » (bouton + orange).

La fenêtre suivante s’ouvre et vous permet de sélectionner les articles et les quantités à récupérer :

Vous pouvez modifier les quantités à retourner pour autant qu’elles ne soient pas supérieures aux quantités réellement expédiées. Indiquez 0 si vous ne voulez pas récupérer une ligne.

Cliquez sur le bouton « Valider », le retour est créé, vous ne pourrez ni supprimer ni ajouter de ligne.

Il vous suffit ensuite de le valider et d’envoyer le bon de retour à votre client.

Pour rentrer ces articles dans votre stock, il faut procéder depuis le menu « Réception ».

Importer des commandes

Il est possible d’importer des commandes de vente depuis un fichier Excel. Les commandes seront uniquement créées (pas de mise à jour via importation).

Importer le fichier en cliquant sur le bouton « importer » sur le bandeau de la liste des commandes.

Pour le détail de l’importation des commandes de vente, consultez le chapitre Importation des commandes de vente depuis un fichier Excel.

Imprimer la commande

En cliquant sur le bouton « imprimer » du bandeau, vous ouvrez un menu vous proposant d’imprimer la commande.

Le document à imprimer est celui défini dans les paramètres généraux dans l’onglet des modèles.

Par ailleurs, pour vos commandes de vente, vous pouvez préparer de nombreux messages types, pour le document imprimé et/ou pour l’e-mail d’accompagnement de ce document.

En fonction du statut de la commande, le titre du document de la commande va changer :

• Statut offre soumise = Offre
• Statut approbation soumise = Demande d’approbation
• Statut à recevoir = Commande

Création automatique des documents

Lors des actions soumettre l’offre, soumettre l’approbation et valider la commande, il vous est proposé de créer un document (basé sur vos modèles). Ce document peut être enregistré dans la GED de la commande. Ces documents seront la mémoire de l’évolution de la commande.

Ces documents, vous pouvez les imprimez et / ou les envoyer par e-mail directement depuis Stock It Easy.

Les différents droits sur les commandes de vente

Depuis la gestion des profils d’utilisateur, vous pouvez affiner les droits sur les commandes clients.

Le droit le plus basique est de pouvoir voir, éditer ou supprimer une commande.

Si vous désirez que vos commandes client soient approuvées, vous devez définir au moins deux profils d’utilisateur, un qui n’aura pas l’autorisation d’approuver (celui qui encode la commande en général) et celui qui a ce droit (un superviseur par exemple).

L’accès aux paramètres des commandes de vente est sujet à autorisation depuis le profil.

Le droit de modifier les données d’entête peut être retiré, en effet, vous désirez sans doute que les données d’entête (conditions de paiement, franco etc) soient gérées uniquement via la fiche client (car elles sont copiées depuis la fiche client en création de la commande), sans possibilité de changer dans la commande, sauf pour un utilisateur ayant un profil avec ce droit.

Le droit super utilisateur n’est pas activé par défaut, ce droit permet de modifier manuellement le statut des lignes de commande et de la commande. Normalement vous ne devriez pas en avoir besoin, mais on ne sait jamais!