Les documents sont classés par type (fiche article, bon de commande, étiquette article, bon de réception etc).
Pour chaque type de document il peut exister un à plusieurs modèles. La gestion des modèles se fait depuis les paramètres généraux.
Vous décidez via les paramètre généraux des modèles à utiliser, vous pouvez utiliser un ou plusieurs modèles par type, par exemple vous sélectionnez 2 modèles de bon de commande d’achat car vous ne comptez pas envoyer toujours le même bon d’achat.
Un document peut être basé sur un modèle « Stock It Easy » et sera imprimé ou enregistré au format pdf, ou pour certains documents, il est possible d’utiliser un modèle Word Office que vous pouvez dés lors personnalisé vous même.
Bouton « Imprimer »
Pour imprimer un document, cliquez sur le bouton « Imprimer » de la fenêtre. En fonction du contexte, il se peut qu’il y ait plusieurs documents imprimables, un menu de sélection vous demande alors de choisir le type de document. Par exemple, dans la commande d’achat, vous pouvez choisir entre le bon de commande et le bon de réception.
Si vous avez choisi d’utiliser plus d’un modèle pour un même type de document, c’est à ce moment que vous devez choisir quel modèle utiliser:
Sélection du modèle à imprimer.
Cliquez ensuite sur « Valider ».
Une fenêtre d’impression s’ouvre et en fonction du modèle celle-ci va présenter une liste de destination de l’impression et une liste de détails à imprimer.
Les détails à imprimer son fonction du modèle sélectionné.
Si votre modèle propose des détails à imprimer, vous pouvez cocher ou décocher les détails, mais aussi les glisser / déplacer afin de modifier l’ordre d’impression de ceux-ci dans le document. Votre dernier choix est mémorisé.
Destination de l’impression
En fonction du modèle également, la destination peut changer.
Les documents Office Word peuvent être soit imprimés directement, soit enregistrés sur votre ordinateur ou soit enregistrés dans la GED.
Les documents Stock It Easy quant à eux peuvent être imprimés directement, ouverts dans un aperçu avant impression, enregistrés dans un DPF ou encore dans la GED.
Enregistrer dans la GED (gestion éléctronique des documents)
Si vous imprimez un document depuis un contexte avec GED comme la fiche article, le bon de commande fournisseur et bien d’autres, et si ce contexte est ouvert en édition, lors de l’impression il sera possible d’enregistrer dans la GED.
Cela signifie que le document deviendra partie intégrante de la base de données, et pourra être récupéré par tous les utilisateurs. Par exemple, vous enregistrez une commande d’achat, en envoyant le bon de commande au fournisseur, vous précisez d’enregistrer dans la GED. Votre bon de commande original sera dés lors disponible dans la commande par n’importe quel utilisateur. Plus besoin de créer des répertoires en dehors du programme pour gérer les documents.
Exemple de fichiers GED dans une commande d’achat
Langue d’impression
Le document peut-être imprimé dans les langues gérées par le programme. Une langue par défaut est proposée en fonction du contexte. Par exemple, vous imprimez un bon de commande pour un fournisseur pour lequel vous avez spécifié dans sa fiche signalétique qu’il souhaitait recevoir les documents en anglais, c’est cette langue qui sera utilisée.
Si vous utilisez des documents Office Word, libre à vous de préparer le document dans la langue de votre choix, pour peux que les valeurs que vous imprimez dans le document soient également saisies dans cette langue dans le programme.
